Proposal Management

Proposal Management (Bid Management) befasst sich mit allen Aufgaben rund um die Erstellung von Angeboten und Ausschreibungen.

Proposal Management wird oft zu Unrecht stiefmütterlich behandelt, obwohl qualitativ hochstehende Angebote und Ausschreibungen im weiteren Prozessverlauf für den Erfolg entscheidend sind. Die Erstellung inhaltlich komplexer Dokumente, die konsistent und vollständig sein müssen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Besonders heikel sind öffentliche Ausschreibungen nach dem Bundesvergabegesetz. Hier ist extrem genaues Arbeiten erforderlich.

Unter hohem Termindruck zu schnell erstellte und abgegebene Angebote leiden an mangelnder Kundenanpassung, Aussagekraft und Strukturierung. Selbst wenn die Leistung und der Preis stimmen, besteht die Gefahr, dass diese Angebote nicht berücksichtigt werden und somit ausscheiden. Es ist die nachhaltige Steigerung der Qualität im Angebotsprozess und Ausschreibungsprozess anzustreben.

Wir haben uns die Prozessoptimierung beim Proposal Management zum Ziel gesetzt. Die inhaltliche Umsetzung (strategisch, technisch, vertraglich) von Angeboten und Ausschreibungen muss konsistent aus Sicht der Kunden (Angebot) oder der Bieter (Ausschreibung) erfolgen.

SWD-CONsulting liefert hochwertige und klar durchdachte Angebote, die den sprichwörtlichen „roten Faden“ erkennen lassen. Dies bedeutet mehr gewonnene Aufträge. Entscheidend ist immer die Sichtweise der Kunden!

Warum Sie auf inhaltlich schlüssige Angebote Wert legen sollten, zeigt das Studienergebnis aus dem Vortrag von Prof. Dr. Josef Herget am IT-Expertentag 2012:

Wichtigste Kriterien für Kaufentscheidungen:

Platz 1: „hat ein inhaltlich schlüssiges Angebot erstellt“ (62% „spielt eine große Rolle“)
Platz 2: „Kalkulation ist plausibel / nachvollziehbar“ (62% „spielt eine große Rolle“)
Platz 4: „hat ein ansprechendes Angebot erstellt“ (53% „spielt eine große Rolle“)

Bei der Erstellung von Ausschreibungen ist eine detaillierte Leistungsbeschreibung bzw. ein Pflichtenheft erforderlich, sowie alle zum Vertragsabschluss gehörenden Zusatzvereinbarungen. Auch innerhalb (größerer) Unternehmen werden Ausschreibungs-Verfahren angewendet. Wenn dabei wenig Erfahrung vorliegt (z.B. umfangreiche IT-Ausschreibung für Outsourcing alle 5 Jahre), so ist es umso wichtiger zur Qualitätssicherung der Ausschreibungen auf professionelles Proposal Management zurückzugreifen.

SWD-CONsulting liefert hochwertige und klar durchdachte Ausschreibungen. Dies bedeutet eine effizientere Bietersuche, weniger Rückfragen durch den Bieter und zielgenauere externe Angebote der Bieter. Entscheidend ist immer die eigene Sichtweise dem potentiellen Auftragnehmer zu vermitteln.

Die Dienstleistung Proposal Management (auch in Englisch) umfasst:

Prozessanalyse und Optimierung
Aufbau um Umsetzung eines Proposalprozesses
Analyse von Ausschreibungen und Anforderungen
Bid / NoBid Entscheidung
Beantwortung von Bietersuchen
Entwicklung und Koordination des Angebotes
Entwicklung und Koordination der Ausschreibung (RFI, RFP, RFQ, RFT ->siehe Definitionen)
Angebots- und Vertragsgestaltung
Plausibilitätsprüfung: strategisch, technisch und vertraglich
Einhaltung von Qualitätsrichtlinien
Projektnachbereitung, Lessons learned, Win- / Loss-Analyse

Wussten Sie, dass …?

durch professionelles Proposal Management die Chance eine Ausschreibung zu gewinnen typischerweise um 20% steigt?

bis zu 10% der Proposaltime durch die erneute Beschaffung von vorhandenen Informationen verloren geht?

2% bis 3% der Angebotssumme für die Angebotserstellung verwendet wird?

10% bis 15% des Angebotsbudgets für das Projektmanagement verwendet wird?